O administrador não entrega documentos nem dinheiro: passos e cartas

O que é que a empresa que sai tem de entregar?

Tudo o que diz respeito ao condomínio e tudo o que recebeu por causa dele. A lei manda o administrador guardar e manter tudo o que diga respeito ao condomínio (Código Civil, art. 1436.º, n.º 1, alínea n)) e, quando o mandato acaba, presta contas e entrega o que recebeu (art. 1161.º, alíneas d) e e)). A tabela dá a lista e o artigo de cada linha, para escrever na carta.

Artigos do Código Civil, salvo os do Decreto-Lei n.º 268/94, republicado pela Lei n.º 8/2022; o art. 1436.º e os arts. 1.º, 3.º e 4.º do DL 268/94 na redacção dessa lei.

Os passos, da acta à entrega

Quatro passos, cada um com prova escrita, e o prédio recebe as pastas sem depender da boa vontade de quem sai. O primeiro dá-se na própria assembleia.

1. Na assembleia

   Deixar escrito quem recebe

   A acta que exonera a empresa e elege a nova diz também quem fica encarregado de receber os documentos e, se for preciso, de ir a tribunal em nome do condomínio. Sem isso, a empresa que sai pode discutir com quem está a falar.

   Art. 1437.º, n.ºs 1 e 2: o administrador representa o condomínio em juízo, também quando mandatado pela assembleia.

2. Nos dias seguintes

   A carta com a acta e um prazo

   Comunique a exoneração por carta registada com aviso de recepção, com cópia da acta, a lista da tabela acima e uma data para a entrega, 10 dias depois da recepção.

   A lei não fixa prazo para a entrega: o prazo é o da carta.

3. No dia da entrega

   A lista assinada

   Confira linha a linha e assinem as duas partes. O que não vier fica escrito na lista, com a palavra «falta». É essa folha que prova, mais tarde, o que a empresa entregou e o que guardou.

   Art. 1161.º, alíneas d) e e): prestar contas e entregar o que recebeu.

4. Passado o prazo

   A interpelação final

   Se a entrega não aconteceu, ou ficou a meio, segue a carta de interpelação: o que falta, 8 dias para entregar e o aviso de que o condomínio segue para tribunal.

   Art. 1436.º, n.º 3: o administrador que não cumpre as funções é civilmente responsável pela omissão.

Os quatro passos cabem em três a quatro semanas: a carta sai nos dias seguintes à assembleia, a entrega fica marcada para 10 dias depois e, se falhar, a interpelação dá mais 8.

A carta de interpelação e a lista da entrega, prontas a preencher

Duas folhas resolvem a maior parte das passagens: a interpelação, para quando o prazo da primeira carta passou, e a lista da entrega, para o dia em que as pastas mudam de mãos. Substitua o que está entre parênteses rectos.

Quando é caso de tribunal, e quando é caso de queixa-crime?

Documentos e contas em falta resolvem-se num tribunal cível; dinheiro que desapareceu pode ser também crime. Nos dois casos, quem age é o condomínio, representado pelo administrador (art. 1437.º, n.º 1, do Código Civil).

Contas e documentos: a acção de prestação de contas

A acção de prestação de contas serve para apurar as receitas e as despesas de quem administrou bens alheios e pode condenar no pagamento do saldo (art. 941.º do Código de Processo Civil). A empresa é citada para, em 30 dias, apresentar as contas ou contestar (art. 942.º, n.º 1). Fale com um advogado, que diz também qual a acção certa para exigir a entrega dos documentos.

Algumas empresas recusam entregar as pastas enquanto não lhes pagarem honorários, invocando o direito de retenção do mandatário (art. 755.º, n.º 1, alínea c), do Código Civil). A Relação do Porto recusou esse argumento num caso de documentos de um condomínio: os honorários não resultam do arquivo, que tinha de ser devolvido (acórdão de 25 de Maio de 2026, processo 1892/25.6T8AMT.P1). Diga-o na carta e trate dos honorários à parte, pagando o que é devido ou contestando por escrito. O Livro de Reclamações e as outras queixas não substituem o tribunal; veja onde reclamar da administração do condomínio e o que cada via consegue.

Dinheiro: o abuso de confiança

Ficar com dinheiro que foi entregue para administrar, como as quotas ou o fundo de reserva, pode ser abuso de confiança (art. 205.º do Código Penal). Quando o valor não é elevado, o processo depende de queixa (n.º 3), e o direito de queixa acaba 6 meses depois de se saber do facto e de quem o praticou (art. 115.º, n.º 1); com valor elevado, o crime é público e não depende de queixa (n.º 4), mas convém participá-lo logo ao Ministério Público. Não espere pelo fim da negociação. O que confirmar antes, e onde, está no artigo sobre o que fazer quando a empresa desviou dinheiro do condomínio.

A conta bancária: o que fazer no banco

A conta deve estar em nome do condomínio, e o que muda é quem a movimenta. Leve ao banco a acta da assembleia que elegeu a nova administração, peça que retirem os poderes à empresa que saiu e peça um extracto à data da mudança, para comparar com o saldo da lista da entrega.

Cada banco tem a sua lista de documentos; pergunte antes de ir, para não fazer duas viagens. O fundo comum de reserva tem de estar depositado numa instituição bancária (Decreto-Lei n.º 268/94, art. 4.º, n.º 4). Se a empresa guardava o dinheiro do prédio numa conta em nome dela, o saldo é do condomínio e tem de ser transferido (art. 1161.º, alínea e), do Código Civil). Como se abre e em nome de quem fica a conta está em conta bancária do condomínio.

Os erros que dão tempo à empresa que sai

O erro que mais custa é aceitar as pastas sem lista assinada: depois, é a palavra do prédio contra a da empresa. Os outros atrasam a passagem semanas.

• Pedir «tudo», sem lista. Um pedido vago tem uma resposta vaga. Escreva, linha a linha, o que quer receber.
• Carta sem a acta. Sem a acta da exoneração e da eleição, a empresa pode dizer que não sabe a quem entregar.
• Deixar a conta como estava. Até o banco retirar os poderes à empresa que saiu, ela ainda consegue fazer pagamentos em nome do prédio.
• Adiar a queixa. Se o valor em falta não for elevado, a queixa-crime tem prazo de 6 meses, contados desde que se soube do facto e de quem o praticou.
• Misturar honorários e pastas. A empresa pode tentar reter as pastas por honorários em dívida. Responda por escrito que são assuntos separados, e trate dos honorários à parte.
• Começar sem o extracto à data. Sem esse número, a nova administração herda um saldo que ninguém consegue confirmar.

Com a lista assinada e o extracto à data, a empresa nova começa com números confirmados, e cada falta fica com data e com o nome de quem a deixou.

Perguntas que ficam

A maior parte das passagens resolve-se com a carta e a lista assinada; as perguntas que se seguem são as dos casos que encalham.

Fontes: Código Civil, arts. 755.º, 1161.º, 1429.º, 1436.º e 1437.º, na versão actualizada da Procuradoria-Geral Regional de Lisboa (abre numa nova janela); Código de Processo Civil, arts. 941.º e 942.º; Decreto-Lei n.º 268/94, arts. 1.º a 4.º, republicado pela Lei n.º 8/2022, de 10 de Janeiro, no Diário da República (abre numa nova janela); Código Penal, arts. 115.º e 205.º; Tribunal da Relação de Lisboa, acórdão de 12 de Setembro de 2007, processo 4472/2007-3; Tribunal da Relação do Porto, acórdão de 25 de Maio de 2026, processo 1892/25.6T8AMT.P1. Lei confirmada em Outubro de 2026.